L'automazione d'ufficio rappresenta un metodo per gestire le attività noiose e ripetitive avvalendosi del supporto della tecnologia. Nessun settore all'interno di un'organizzazione rimane estraneo all'automazione.

La digitalizzazione è ormai divenuta parte integrante di ogni organizzazione. Un utilizzo ottimale dell'automazione rafforza l'intero flusso di lavoro aziendale.

Il tasso di successo nella gestione dei processi mission-critical dipende da molteplici aspetti dell'organizzazione, quali il personale e gli approvvigionamenti, le tempistiche e il budget, la reportistica e la gestione, la rete e la sicurezza, oltre ad altre infrastrutture vitali.

L'automazione d'ufficio offre i seguenti vantaggi:

1. Elimina l'errore umano.
2. Consente di risparmiare tempo e aumenta l'efficienza lavorativa.
3. Fornisce analisi e report tempestivi sulle metriche di performance.
4. Integra il database dell'ufficio, creando una piattaforma sicura e centralizzata per l'accesso ai dati.
5. Identifica rapidamente eventuali problemi potenziali e offre soluzioni aziendali solide.
6. Fornisce una visione d'insieme dei processi in corso e del flusso di lavoro dell'ufficio.
7. Riduce il carico di lavoro su singole attività, lasciando spazio per gestire contemporaneamente molteplici progetti.
8. Supporta gli uffici con soluzioni di backup e ripristino dei dati, garantendo protezione contro qualsiasi minaccia interna o esterna.

Tipologie di strumenti di automazione d'ufficio:

Finanza e Budgeting

Gli strumenti di automazione del budgeting offrono una prospettiva lungimirante e una maggiore trasparenza nella pianificazione finanziaria.

Tali strumenti valutano ogni risorsa disponibile adottando un approccio integrato alla pianificazione aziendale. Uno strumento di automazione elabora i dati presenti nel vostro database, fornendo insight aziendali fondamentali per la pianificazione strategica e operativa.

Grazie a un adeguato strumento di automazione, il dipartimento finanziario della vostra organizzazione può definire e strutturare in modo efficace gli obiettivi finanziari flessibili, sia a breve che a lungo termine.

Alcune soluzioni di automazione per il budgeting, la pianificazione e le previsioni finanziarie includono:

1. Float
2. FreshBooks
3. PlanGuru
4. Scoro
5. Xero

Recruiting

L'automazione nel dipartimento Risorse Umane consente un'individuazione dei talenti più rapida e accurata, garantendo assunzioni prive di qualsiasi pregiudizio. È possibile automatizzare la pubblicazione delle offerte di lavoro e la valutazione dei candidati disponibili.

Inoltre, tale approccio salvaguarda la reputazione aziendale e apre l'accesso a un vasto bacino di talenti, creando al contempo un'esperienza positiva per i candidati.

A seconda delle specifiche esigenze, uno strumento di automazione può includere anche un sistema di tracciamento e valutazione dei candidati. Ciò contribuisce inoltre a migliorare la gestione delle relazioni con i candidati e la pianificazione dei colloqui.

5 strumenti di automazione per l'ufficio a supporto del processo di selezione e recruiting:

1. Beamery
2. HireHive
3. Indeed
4. Recruiterbox
5. Zoho Recruit

Automazione dell'infrastruttura cloud

Adottare un solido sistema di automazione dell'infrastruttura cloud riduce il carico di lavoro ripetitivo e i costi operativi.

Ancor prima della migrazione al cloud, l'intero sistema e la rete devono essere perfettamente allineati ai relativi requisiti di configurazione.

È possibile liberare risorse e tempo automatizzando il provisioning e la configurazione di qualsiasi tipo di infrastruttura cloud, seguiti da un'adeguata gestione.

1. Ansible
2. Appcore
3. AWS CloudFormation
4. Kubernetes
5. Puppet

Sicurezza

Proteggere i propri dati da attacchi informatici, così come da eventuali minacce interne, è essenziale per salvaguardare qualsiasi informazione cruciale da usi impropri.

Pertanto, per proteggere le credenziali d'ufficio e gli altri dati da soggetti malintenzionati — interni o esterni all'azienda — sarebbe una scelta saggia investire in un solido sistema di sicurezza per l'ambiente lavorativo.

La vasta mole di dati accumulata da un'azienda può trasformarsi in una grave minaccia per la sicurezza se lasciata priva di adeguata supervisione.

Grazie alla disponibilità di uno strumento di automazione della sicurezza, i vostri analisti non dovranno più eseguire attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, potendo così dedicare le proprie energie a compiti strategici e a valore aggiunto.

Qualsiasi forma di negligenza o vulnerabilità imputabile a dipendenti o collaboratori diventa facilmente tracciabile, consentendo di intervenire tempestivamente per risolvere il problema.

L'automazione elimina ogni possibilità di errore umano. Inoltre, individua le specifiche azioni di sicurezza necessarie per far fronte a eventuali criticità riscontrate nel flusso di lavoro aziendale.

1. Duo
2. Intruder
3. Kali Linux
4. SolarWinds Security Event Manager
5. Splunk

Gestione delle attività e dei progetti

La distribuzione del lavoro e delle risorse, nonché l'individuazione delle competenze specifiche necessarie per una determinata attività, finiscono spesso per trasformarsi in un'ulteriore fonte di dispendio di tempo per i manager.

L'automazione valuta, gestisce e ottimizza le procedure sia prima che durante lo svolgimento del processo. L'automazione delle attività consente l'acquisizione automatizzata dei dati relativi al flusso di lavoro e offre funzionalità aggiuntive volte a migliorare la collaborazione all'interno del team.

Questi strumenti analizzano i metadati disponibili e individuano soluzioni dirette ed efficaci per i processi aziendali in corso. Forniscono, inoltre, report dettagliati sulle prestazioni del team in relazione ai compiti assegnati individualmente a ciascun membro.

1. ClickUp
2. Flow
3. com
4. Trello
5. Zapier

Approvvigionamento

L'automazione degli acquisti libera i dipendenti da compiti ripetitivi e li assegna a mansioni in linea con le loro competenze.

Consente di bilanciare i costi del personale, garantendo trasparenza, tempo sufficiente per le attività strategiche, semplifica la gestione della spesa, promuove solide relazioni con i fornitori e individua con attenzione ogni possibile miglioramento.

1. Coupa
2. e-Procure
3. Precoro
4. Procurify
5. Tradogram

Gestione SaaS

In media, una piccola impresa utilizza dai 20 ai 30 prodotti Software as a Service.

Con la crescita dell'azienda, aumenta anche il numero di applicazioni SaaS.

Questa adozione del SaaS richiede visibilità e analisi in tempo reale a livello organizzativo, un obiettivo che viene raggiunto attraverso l'automazione.

L'automazione della gestione delle applicazioni SaaS fornisce report sull'utilizzo complessivo e sul lavoro svolto tramite tali applicazioni.

1. Torii
2. Blissfully
3. BetterCloud
4. Alpin
5. CloudExchange

Automazione del Back-office

Gli strumenti di automazione del back-office offrono ai team migliori modalità di archiviazione e accesso ai documenti.

Questi strumenti gestiscono simultaneamente una varietà di operazioni d'ufficio — manipolazione, scambio e gestione dei dati — consentendo al contempo di risparmiare tempo e risorse.

I 5 migliori strumenti di automazione del back-office includono:

1. Another Monday
2. Automation Anywhere
3. Blue Prism
4. Linx
5. UiPath

Automazione della reception

L'introduzione di innovazioni moderne nelle pratiche tradizionali, consolidate da tempo, agisce da catalizzatore per il flusso di lavoro del vostro ufficio.

Oggigiorno, l'automazione delle interazioni con i clienti è diventata una componente indispensabile della gestione delle relazioni con la clientela (CRM).

L'automazione della reception supporta una vasta gamma di processi; di conseguenza, le funzionalità di ciascuno strumento o soluzione software per l'automazione del front-office variano in base a tali esigenze.

Tale automazione può includere anche funzionalità aggiuntive per la gestione dell'help desk e del call center, per la forza vendita, per la configurazione dei prodotti e per innumerevoli altre operazioni.

1. Envoy
2. LobbyGuard
3. Sine
4. SwipedOn
5. Welkio

Comunicazione

Dipendenti, team, progetti o clienti: all'interno di un'organizzazione, tutti questi elementi sono interdipendenti.

Per garantire un flusso costante di comunicazione e collaborazione, è fondamentale disporre di una piattaforma di networking interconnessa, affidabile e semplice da utilizzare. Tale strumento facilita la supervisione e la gestione di tutte le esigenze comunicative, inclusi i sistemi di ticketing.

Crea un ambiente di lavoro digitale che offra servizi quali: integrazione e distribuzione dell'accesso ai dispositivi NAS, Social Intranet, chat room private e di gruppo, forum di discussione, gestione e tracciamento dei ticket per le segnalazioni, nonché audioconferenze e videoconferenze.

1. 8x8
2. Slack
3. Uberconference
4. Workplace
5. Yarooms

Gestione delle strutture

Utilizza la tecnologia per i servizi generali delle strutture e per la gestione a beneficio dei dipendenti, occupandoti di aspetti quali l'illuminazione adeguata, gli impianti HVAC (riscaldamento, ventilazione e climatizzazione), le necessità relative all'inventario d'ufficio e la sicurezza fisica.

Hai bisogno di un software di automazione semplice, robusto e adattabile per creare con successo un ambiente d'ufficio produttivo e confortevole.

1. Azzier
2. Corrigo CMMS
3. FMX
4. Hippo
5. Stockpile

Analisi e Reportistica

Gli strumenti di automazione aiutano a raccogliere insight sui team e sui processi in corso o di prossima attivazione, offrendo un modo semplice per monitorare il flusso complessivo dei processi.

Le analisi generate dai software di reportistica forniscono informazioni utili, estrapolate dal database accumulato, a supporto di un corretto processo decisionale e della visualizzazione dei dati.

L'ambito include inoltre la Business Intelligence, il monitoraggio delle prestazioni applicative e la reportistica aziendale.

1. Zoho Analytics
2. Tableau
3. Answer Rocket
4. SAP Crystal
5. Izenda Reports

Forza lavoro da remoto

La mobilità lavorativa è ormai diventata un aspetto essenziale, sia per le organizzazioni che per le esigenze dei dipendenti.

Una volta completata l'automazione delle attività da remoto, le aziende sono pronte a trarne molteplici vantaggi: riduzione dei costi operativi, diminuzione dell'assenteismo e dei livelli di stress, ridotto impatto ambientale e – secondo quanto riportato – un incremento dell'efficienza fino al 30%.

1. BaseCamp
2. Google Drive
3. KissFlow
4. ProofHub
5. Zapier

Soluzione per la Firma Elettronica

Uno strumento di firma elettronica supporta l'organizzazione nella gestione di firme digitali legalmente vincolanti e di documenti sottoscritti dagli utenti. Questi software e tool consentono di apporre digitalmente le firme richieste.

Gli strumenti di firma elettronica permettono di monitorare e registrare qualsiasi modifica apportata al documento successivamente alla sua sigillatura, prevenendo manipolazioni non autorizzate di file e informazioni critiche.

Tutto ciò accelera il processo, garantendo elevati livelli di trasparenza e sicurezza; in tal modo, ogni individuo ha facile accesso ai propri contratti e allo stato della relativa documentazione.

1. Adobe Sign
2. DocuSign
3. HelloSign
4. Secured Signing
5. SignEasy

Eccessiva automazione

È importante individuare quali strumenti di automazione siano effettivamente necessari, piuttosto che limitarsi a scegliere tra quelli prontamente disponibili sul mercato.

Per quanto l'automazione sia indispensabile, è fondamentale stabilire con precisione cosa debba essere automatizzato e cosa no. Imparate a distinguere tra gli strumenti strategici e il valore della forza lavoro umana.

L'eccessiva automazione non è un'opzione percorribile. Adottate, ad esempio, il punto di vista del cliente: create dei punti di contatto che consentano la supervisione e l'intervento umano. A volte, automatizzare completamente i processi non rappresenta una soluzione praticabile.